Data4-er: Uno van den Beuken
Aan het werk bij: een groot Brabants ziekenhuis

Ict-professional Uno begon op 1 februari jl. aan een omvangrijk project bij een Brabants ziekenhuis rond de invoering van het nieuwe elektronische patiëntendossier (EPD). Inmiddels loopt het project vijf maanden en wordt de eerste testfase voorbereid. “Het project loopt zoals het zou moeten, maar we zijn nog lang niet klaar,” aldus Uno. “30 november a.s. wordt dé grote dag.”

Uno coördineert het applicatiedeel in de nieuwe Windows 10-omgeving. “Een project als dit is vaak de perfecte gelegenheid om eens goed op te ruimen. In de loop van de tijd groeit bij veel organisaties een jungle aan applicaties. Dat is hier niet anders. Het is meteen een opschoonactie: we saneren applicaties en voegen verschillende versies van dezelfde applicatie samen tot de nieuwste versie.”

Eerst testen

“Binnenkort starten de eerste pilots. Dan voorzien we de nieuwe omgeving (Windows10) van een eerste, beperkte set aan applicaties. Een soort uitgeklede versie van wat het moet worden. Het gaat dan om de meest gangbare applicaties die het ziekenhuis gebruikt. In eerste instantie voor de niet-zorgafdelingen: P&O, facilitair, directie. Per afdeling worden later de specifieke applicaties toegevoegd. Belangrijk is dat alle werkprocessen op de juiste manier terugkomen in de applicatie. Een beperkte groep gebruikers van deze niet-zorgafdelingen start ook al met het EPD in de nieuwe omgeving, naast de oude Wondows7-omgeving.”

D-day

Als de niet-zorgafdelingen in fases zijn geconverteerd, dan volgt dezelfde exercitie met de ‘echte’ zorgafdelingen, inclusief alle kritische processen die daarbij horen. “De technische conversie is niet het punt,” benadrukt Uno. “Het gaat vooral om alle handling eromheen. Alle processen worden uitvoerig opgebouwd, getest en nagespeeld in het huidige platform, vóórdat we omgaan. Er wordt toegewerkt naar 30 november van dit jaar, dat wordt D-day. Dan wordt de database van het huidig EPD omgezet naar de nieuwe omgeving. Het ziekenhuis gaat dan 24 uur ‘op slot’ om de conversie te realiseren.”

Kritische processen

Het project loopt prima, alles volgens planning. Kleine issues zijn er altijd, maar dat hoort erbij, weet Uno. “De samenwerking met de interne mensen van het ziekenhuis is goed. Ik ken ze inmiddels natuurlijk beter en weet precies wie ik waarvoor moet hebben. Mijn werkzaamheden verschillen niet wezenlijk van application packaging bij bijvoorbeeld een school. De processen in de zorg zijn natuurlijk wel kritischer. Je wilt niet dat een applicatie die wordt gebruikt op de operatiekamers niet goed functioneert. Daarom wordt hier nóg beter en nóg meer getest dan normaal.”

Voorál application packaging

“Het echte project management is bij dit project minder aan de orde dan bij andere projecten. Deze opdrachtgever maakt vooral gebruik van mijn expertise op het gebied van application packaging. Er is een hele berg aan applicaties die ik samen met mijn team inventariseer, opschoon, test en implementeer. Daarbij moeten we vooral zorgen dar alles volgens planning verloopt en op tijd klaar is.” Lachend: “Ik manage dus vooral mezelf.”